Tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng hướng đến rất nhiều mục đích khác nhau để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Đây vừa được xem là hình thức giới thiệu dịch vụ, sản phẩm; lại vừa là hình thức chuyển đổi từ nhóm khách hàng tiềm năng thành khách hàng thường xuyên. Bên cạnh đó, sự kiện này còn mang ý nghĩa tri ân các khách hàng thân quen và thu hút thêm nhiều đối tượng khách hàng mới.

Tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo là gì?

Hội nghị, hội thảo là sự kiện của công ty, doanh nghiệp được tổ chức thường niên với mục đích chính là thu hút khách hàng tiềm năng, đồng thời duy trì sự gắn kết với các khách hàng hiện tại. Các hoạt động chủ đạo ở các buổi hội nghị khách hàng là thảo luận các vấn đề thực tiễn, trao đổi, khảo sát ý kiến của khách hàng hoặc chia sẻ thông tin sản phẩm… Tổ chức hội thảo chính là cơ hội tốt để công ty có thể giao lưu, gặp gỡ các đối tác của mình, nâng cao sự gắn kết với cơ quan truyền thông và quảng bá hình ảnh thương hiệu.

Tổ chức hội nghị khách hàng hoàn hảo với quy trình đơn giản

Hội nghị hay hội thảo là những sự kiện cực kỳ quen thuộc và phổ biến hiện nay. Mỗi hội nghị lại phục vụ cho mục đích riêng của từng đơn vị. Khi tổ chức một hội nghị, người tổ chức cần chuẩn bị khá nhiều việc để buổi lễ này được diễn ra thành công tốt đẹp nhất. Để tổ chức hội nghị khách hàng thành công, chỉnh chu nhất không phải là việc dễ dàng. Sau đây là những bước cơ bản để có được một chương trình hay thu hút nhiều người tham dự:

Xác định chủ đề khi tổ chức hội thảo, hội nghị

Bước đầu tiên để lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chính là xác định chính xác chủ đề. Chủ đề của chương trình này sẽ quyết định đến nội dung, các bước cần chuẩn bị, vậy nên việc xác định rõ sẽ giúp bạn thực hiện các bước sau được dễ dàng hơn. Đồng thời nó cũng là cơ sở để bạn xác định nội dung chương trình xuyên suốt, tránh lan man, lạc đề.

Xây dựng kế hoạch cụ thể

Để lên được kế hoạch chi tiết cho một buổi hội nghị khách hàng bạn cần quan tâm đến những yếu tố sau đây:

• Xác định mục tiêu khi tổ chức hội nghị khách hàng.
• Nghiên cứu khách hàng và lên danh sách khách mời.
• Lên nội dung chính sẽ chuyển tải trong hội nghị và xác định thời gian của buổi hội thảo.
• Dự trù ngân sách cho việc tổ chức.
• Xây dựng kịch bản chi tiết và những phương án dự phòng nếu có phát sinh.

Xác định địa điểm tổ chức hội nghị

Sau khi đã xây dựng được bản kế hoạch chi tiết, thì việc tiếp theo bạn cần làm chính xác chọn địa điểm tổ chức hội thảo. Thường những hội nghị quy mô nhỏ sẽ được tổ chức ngay tại hội trường của công ty, nhưng nếu tổ chức hội thảo lớn với hàng trăm người tham dự thì bạn có thể tổ chức tại khách hàng, trung tâm hội nghị.

Bạn có thể tham khảo cho mình rất nhiều những địa điểm tổ chức hội nghị tại TPHCM, địa điểm tổ chức hội nghị tại Đà Nẵng hay các địa điểm tổ chức hội thảo quanh Hà Nội.

Xác định thời gian tổ chức

Khi tổ chức hội nghị tri ân khách hàng, thời gian là yếu tố đặc biệt quan trọng. Bạn cần cân nhắc trên đối tượng tham gia để chọn thời gian cho hợp ký, đảm bảo các khách hàng mời có thể thuận tiện tham dự. Hầu hết các hội nghị hiện nay đều được tổ chức vào những ngày cuối tuần.

Chuẩn bị tổ chức hội nghị

Sau các bước trên thì sẽ đến giai đoạn chuẩn bị để tổ chức hội nghị khách hàng. Có nhiều công việc quan trọng mà bạn cần chuẩn bị: tài liệu cho khách mời, setup không gian tổ chức, chuẩn bị dịch vụ ăn uống, truyền thông…

Tiến hành tổ chức hội nghị

Đến đây, sau khi đã chuẩn bị xong thì sẽ tiến hành tổ chức hội thảo. Khi tổ chức, bạn cần có sự chuẩn bị chu đáo trong việc đón tiếp khách hàng mới, điều hối hội nghị theo đúng timeline, xử lý nhanh chóng những sự cố phát sinh.

Kết thúc chương trình

Cuối cùng chính là kết thúc buổi hội nghị một cách thành công tốt đẹp, đơn vị của bạn có thể gửi tặng những phần quà nhỏ cho khách hàng. Đừng quên cung cấp cho họ những tài liệu về sản phẩm để họ tiện nghiên cứu khi có nhu cầu. Sau hội nghị, có thể tiến hành tổng kết, đánh giá và rút kinh nghiệm để những hội thảo sau được thành công trọn vẹn hơn nữa.

Trên đây Công ty Virgo Show chia sẻ đến bạn là quy trình cơ bản nhất để tổ chức một buổi hội thảo, hội nghị. Việc tổ chức sự kiện khiến bạn tốn khá nhiều thời gian công sức, nếu thiếu kinh nghiệm thì còn khá vất vả. Vậy nên hiện nay có nhiều công ty tổ chức hội nghị cung cấp dịch vụ trọn gói được giới thiệu để hỗ trợ bạn chuẩn bị hội nghị được hoàn hảo nhất. Nếu có nhu cầu hãy liên hệ với Virgo Show để được tư vấn đầy đủ thông tin nhé.